ScoutBook
Informativa sulla privacy
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026.
ScoutBook è l'applicazione web che i capi dei gruppi scout AGESCI usano per organizzare la vita del gruppo: anagrafiche dei ragazzi e dei capi, progressione personale, calendario, presenze, eventi, verbali e progetti educativi. Non è aperta al pubblico: vi accedono solo i capi a cui il proprio gruppo ha creato un'utenza.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è il gruppo scout AGESCI a cui appartengono la persona (ragazzo, genitore o capo) e i suoi dati. Ogni gruppo tratta solo i dati dei propri associati e non vede quelli degli altri gruppi. I gruppi che oggi usano ScoutBook sono:
- PC4 (zona Piacenza)
Per qualsiasi richiesta sulla privacy, anche per sapere quale gruppo tratta i tuoi dati, scrivi a riccardobjc@gmail.com.
2. Quali dati trattiamo
- Capi: nome e cognome, dati anagrafici e codice fiscale, recapiti (indirizzo, telefono, e-mail), foto, servizio nel gruppo, formazione capi, dati del censimento AGESCI, documenti caricati, note della comunità capi.
- Ragazzi: nome e cognome, dati anagrafici e codice fiscale, foto, unità e squadriglia, progressione personale (tappe, specialità, brevetti; per rover e scolte anche servizi e obiettivi dell'anno di servizio), presenze, iscrizioni e quote di uscite e campi, consensi (privacy, fotografie), dati del censimento AGESCI.
- Rover e scolte di altri gruppi in servizio in una nostra unità: nome e cognome, età, anno di clan, gruppo di provenienza, telefono, e-mail e obiettivi dell'anno di servizio, scritti dai capi dell'unità.
- Dati relativi alla salute dei ragazzi e dei capi: allergie, intolleranze, farmaci, scheda sanitaria e vaccinazioni, solo per quanto serve alla loro sicurezza durante le attività.
- Genitori: nome e cognome, recapiti, pagamenti delle quote.
- Dati di accesso dei capi e dei rover e delle scolte in servizio che hanno un'utenza: nome utente, password (conservata solo in forma cifrata e non leggibile), dati della verifica in due passaggi e delle passkey, data dell'ultimo accesso, indirizzo IP (per bloccare i tentativi di accesso ripetuti).
3. Accesso con Google
Chi sceglie «Accedi con Google» autorizza ScoutBook a ricevere da Google solo il proprio nome, l'indirizzo e-mail e l'identificativo dell'account Google. Questi dati servono unicamente a riconoscere un capo che ha già un'utenza in ScoutBook con la stessa e-mail: non creano nuove utenze, non vengono usati per pubblicità né per profilazione, non vengono ceduti a terzi e ScoutBook non accede a nessun altro dato o servizio dell'account Google (posta, contatti, file). L'uso dei dati ricevuti dalle API di Google rispetta le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato. Il collegamento con Google si può togliere in ogni momento dal proprio profilo o dalle impostazioni del proprio account Google.
4. Perché li trattiamo e su quale base
- Organizzare le attività educative e la vita associativa del gruppo e tenere i rapporti con le famiglie: esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b GDPR).
- Censire gli associati presso l'AGESCI e adempiere agli obblighi associativi, assicurativi e contabili (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR).
- Proteggere la salute di ragazzi e capi durante le attività: dati trattati da un'associazione senza scopo di lucro riguardo ai propri associati (art. 9.2.d GDPR) e sulla base del consenso raccolto con il modulo privacy (art. 9.2.a GDPR).
- Pubblicare fotografie e riprese: solo con il consenso specifico (art. 6.1.a GDPR).
- Garantire la sicurezza degli accessi: legittimo interesse a proteggere i dati (art. 6.1.f GDPR).
5. Chi può vedere i dati
I dati sono visibili solo ai capi del gruppo, secondo il loro servizio: ad esempio un capo reparto vede i ragazzi del reparto, il capo gruppo vede tutto il gruppo. I rover e le scolte in servizio in un'unità, se i capi li invitano, vedono per l'anno scout in corso calendario, eventi (con quota e bilancio, senza i pagamenti), verbali e presenze di quell'unità, e possono segnare le presenze, ma non vedono le schede dei ragazzi. Non vengono diffusi né venduti. Per far funzionare il servizio ci avvaliamo di questi fornitori, che trattano i dati solo per nostro conto:
- il gestore tecnico di ScoutBook, che cura il server su cui l'applicazione e il database sono ospitati e lo spazio willy.cloud (Nextcloud) in cui sono conservati i documenti;
- Google, solo per chi sceglie di accedere con Google;
- Resend, per l'invio delle e-mail di servizio (ad esempio gli inviti a entrare in ScoutBook);
- jsDelivr, che fornisce un componente della vista a calendario e riceve per questo l'indirizzo IP del browser.
Alcuni di questi fornitori possono trattare dati negli Stati Uniti: il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza «EU-US Data Privacy Framework» o clausole contrattuali standard). I dati sono comunicati all'AGESCI per il censimento degli associati.
6. Per quanto tempo
- I dati di ragazzi e capi restano finché fanno parte del gruppo. Dopo l'uscita dal gruppo restano in archivio per la storia associativa e vengono cancellati automaticamente dopo 10 anni, compresi i documenti.
- L'utenza di un capo che lascia la comunità capi viene disattivata subito; quella di un rover o di una scolta in servizio non vede più nulla quando finisce l'anno scout o il servizio.
- I dati dei rover e delle scolte di altri gruppi in servizio nelle unità vengono cancellati automaticamente 10 anni dopo la fine del loro anno di servizio, come quelli dei ragazzi usciti; i capi dell'unità possono toglierli anche prima.
- I dati di accesso tecnici (ad esempio i tentativi di accesso) sono conservati per il tempo strettamente necessario alla sicurezza.
7. Cookie
ScoutBook usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento: la sessione di accesso, la protezione dei moduli (CSRF) e, se lo scegli, il ricordo del dispositivo fidato per la verifica in due passaggi (30 giorni). Non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica o pubblicità, per cui non serve il consenso.
8. Sicurezza
Il collegamento è sempre cifrato (HTTPS), le password sono conservate in forma cifrata e chi accede con la password deve attivare la verifica in due passaggi (tranne i rover e le scolte in servizio, che non vedono i dati personali dei ragazzi oltre ai nomi nelle presenze e negli eventi). Ogni capo vede solo i dati che gli servono per il suo servizio.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento di accedere ai tuoi dati (o a quelli di tuo figlio o tua figlia), di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile (portabilità), di opporti al trattamento e di revocare i consensi dati, senza che questo tocchi quanto fatto prima della revoca (articoli 15–22 GDPR). Scrivi a riccardobjc@gmail.com o rivolgiti ai capi del tuo gruppo. Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.